Integritetspolicy

VERSION 1.0 - Februari 2019

Syftet med denna integritetspolicy är att informera dig om den information som vi samlar in från dig när du använder vår webbplats eller i något annat sammanhang. I samband med insamlingen av informationen agerar vi som personuppgiftsansvarig och vi är därför enligt lag skyldiga att ge dig viss information om oss och varför och hur vi använder din information samt vilka rättigheter du har över din egen information.

Personuppgiftsansvarig

hw-homeware ApS är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i samband med din användning av vår webbplats eller när vi har en relation med dig i ett annat sammanhang, till exempel om du är kund, potentiell kund eller affärspartner till oss. Detta beskrivs mer detaljerat nedan.

Kontaktuppgifterna till den personuppgiftsansvarige är följande:

hw-homeware ApS
Lyngby Torv 1, 1
DK - 2800 Kgs. Lyngby
E-postadress till oss:  kundeservice@hw-homeware.dk
Tel + 45 48 26 25 25 00

Vi är inte skyldiga att ha ett dataskyddsombud, så eventuella förfrågningar om vår användning av dina personuppgifter ska riktas till oss via kontaktuppgifterna ovan.

Ändamålen och den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter i följande fall:

• Om du köper varor i vår webbshop
• Om du anmäler dig till vårt nyhetsbrev
• När du använder vår webbplats
• När du skickar in en förfrågan via vår webbplats
• Om du är kund hos oss
• Om du är en leverantör eller affärspartner till oss eller på annat sätt ingår i vårt nätverk
• Om du begär att få tillgång till dina personuppgifter
• Om du ber oss att inte kontakta dig i framtiden

Om du köper varor i vår webbshop

Om du köper varor i vår webbshop samlar vi in och behandlar den information som är nödvändig för att vi ska kunna utföra den avtalade uppgiften. Det kan t.ex. vara namn, e-post, telefonnummer, adress, CVR-nummer samt order- och köphistorik. Vid behov vidarebefordrar vi dina personuppgifter till tredje part, såsom transportföretag (Webshipper och GLS), i den utsträckning det är nödvändigt för att vi ska kunna leverera den avtalade leveransen.

Vår rättsliga grund för att behandla dina personuppgifter när du är vår kund är GDPR artikel 6(1)(b) avtal, eftersom behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig.

Vi sparar dina personuppgifter i upp till 5 år efter utgången av det räkenskapsår under vilket du genomförde ditt köp. Grunden för detta är GDPR artikel 6(1)(c) rättslig förpliktelse, eftersom vi enligt bokföringslagstiftningen är skyldiga att spara dina uppgifter om det skulle uppstå en tvist om bokföringen. 

Om du anmäler dig till vårt nyhetsbrev

Om du anmäler dig till vårt nyhetsbrev lämnar du ditt namn och din e-postadress till oss.

Det gör vi för att tjänsten ska fungera, så att vi vet vem vi ska skicka nyhetsbreven till. Du kan när som helst avregistrera dig från vårt nyhetsbrev genom att skriva direkt till oss på  kundeservice@hw-homeware.dk. Vi kommer då att avregistrera dig från listan och radera all din information.

Vi kan dock fortfarande behöva lagra vissa av dina uppgifter under en tidsperiod. Detta beror på att vi är skyldiga att kunna dokumentera att vi har uppfyllt raderingsskyldigheten. Vi förbehåller oss därför rätten att behålla ditt namn för att kunna dokumentera att vi har uppfyllt vår raderingsskyldighet och därmed följa reglerna. Den rättsliga grunden för detta är artiklarna 5.2 och 6.1 c i dataskyddsförordningen. Som ett minimum kommer vi att radera din e-postadress så att vi i möjligaste mån uppfyller din begäran om radering.

Vår rättsliga grund för att samla in och lagra ditt namn och din e-postadress är det samtycke du gav oss när du registrerade dig för nyhetsbrevet. Den rättsliga grunden för detta är artikel 6.1 a i den allmänna dataskyddsförordningen.

Det är inte ett lagkrav att du måste lämna dina personuppgifter till oss och att vi får lagra och använda dem.

Om du inte vill att vi tar emot och lagrar ditt namn och din e-postadress ska du helt enkelt inte prenumerera på vårt nyhetsbrev. Den enda konsekvensen är att du inte kommer att kunna ta emot nyhetsbrevet.

När du använder vår webbplats

När du använder vår webbplats för att bläddra bland våra produkter och tjänster och ta del av den information vi tillhandahåller, används ett antal cookies av oss och tredje part som gör att webbplatsen kan fungera, samlar in användbar information om besökare och hjälper oss att förbättra din användarupplevelse. 

Vissa av de cookies vi använder är absolut nödvändiga för att vår webbplats ska fungera och vi ber inte om ditt samtycke för att placera dessa på din dator. 

För mer information om vår användning av cookies, se vår cookiepolicy [infoga länk till cookie-policy]

När du skickar in en förfrågan via vår webbplats

När du skickar in en förfrågan via kontaktformuläret på vår webbplats kommer vi att be dig om dina kontaktuppgifter i form av företagsnamn, adress, namn och e-postadress.

Vi använder denna information för att svara på din förfrågan, inklusive att ge dig all information om våra produkter och tjänster som du har begärt. Vi kan också välja att skicka e-post till dig flera gånger efter din förfrågan för att följa upp din intresseanmälan och se till att vi har besvarat din förfrågan på ett tillfredsställande sätt. Vi kommer att göra detta på grundval av vårt legitima intresse av att förse dig med korrekt information innan vi lämnar ett erbjudande.

Din förfrågan kommer att vidarebefordras till vår e-postadress och lagras endast i vår e-postbrevlåda, som finns på servrar i EU. Förfrågan behandlas därefter uteslutande via e-postkorrespondens till den e-postadress som du har angett i samband med din förfrågan. 

Vi använder inte den information som du lämnar till oss för att fatta några automatiserade beslut som kan påverka dig. 

Vi lagrar e-postförfrågningar i 1 år innan vi raderar dem. 

Om du är en leverantör eller affärspartner till oss eller på annat sätt en del av vårt nätverk

Om du eller ditt företag är en leverantör, affärspartner och/eller på annat sätt ingår i vårt nätverk samlar vi in visitkortsinformation (dvs. namn, e-post, telefonnummer etc.) för att bygga upp samarbete och relationer mellan dig, vårt företag och andra relevanta aktörer i vårt nätverk. 

Vår lagliga grund för att använda dina personuppgifter är "berättigade intressen". Detta innebär att vårt intresse av att behandla uppgifterna väger tyngre än dina grundläggande rättigheter att vi inte gör det. Den rättsliga grunden för detta är artikel 6.1 f i den allmänna dataskyddsförordningen.

Vi har bedömt att dina grundläggande rättigheter som individ är tillräckligt balanserade mot ditt (och vårt) intresse av att du är en del av vårt nätverk och/eller affärspartner och därmed tillåter oss att samla in och lagra dina personuppgifter.

Om du begär tillgång till dina personuppgifter

Om du begär tillgång kommer vi att genomföra nödvändig identifiering av dig innan vi lämnar ut personuppgifter till dig. Detta gör vi för att säkerställa att vi inte omotiverat lämnar ut personuppgifter som en falsk person har begärt att vi ska lämna ut.

I vissa fall kommer detta att innebära att vi begär en kopia av ditt hälsokort och/eller fotolegitimation, t.ex. pass eller körkort. Vi anser att detta kan vara ett av de nödvändiga sätten att säkerställa identitet och efterlevnad. Det beror dock på situationen, bland annat på hur väl vi känner dig.

Vår lagliga grund för att ta emot ytterligare identitetsuppgifter om dig är artiklarna 5.2 och 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen. Detta innebär att det i lagstiftningen anges vissa kriterier för hur vi på ett lagligt sätt kan uppfylla din begäran om tillgång.

Om du ber oss att inte kontakta dig i framtiden

Om du uttryckligen ber oss att inte kontakta dig i framtiden kommer vi att behålla en kopia av din förfrågan för att registrera din begäran och uppfylla din begäran om att inte bli kontaktad.

Den rättsliga grunden för att ta emot ytterligare identitetsinformation om dig är artiklarna 5.2 och 6.1 c i GDPR. Detta innebär att lagstiftningen fastställer vissa kriterier för hur vi lagligen kan uppfylla din begäran om att inte bli kontaktad i framtiden.

Om du inte vill att vi ska lagra dina personuppgifter kan konsekvensen annars bli att vi kontaktar dig av misstag och mot din vilja. Vidare kan det innebära att vi inte kan dokumentera att vi har uppfyllt din begäran om att inte bli kontaktad i framtiden.

Utlämnande av personuppgifter

Vi använder oss av externa personuppgiftsbiträden och personuppgiftsansvariga som har tillgång till personuppgifter från vår webbplats och i våra system för att kunna uppfylla ändamålen, som bl.a. är kundregistrering i ekonomisystemet, bokföring, utskick av nyhetsbrev och annan marknadsföring som du har samtyckt till samt för säkerhetskopiering och leverans av din beställning.

Personuppgiftsbiträdena hanterar personuppgifter enligt våra instruktioner och endast för de ändamål som vi har nämnt här i integritetspolicyn. Vi har ställt olika säkerhetskrav på bolagen för att säkerställa att personuppgifterna behandlas konfidentiellt och säkert.

Övriga personuppgiftsansvariga får endast personuppgifter från oss på laglig grund och är självständigt skyldiga att följa gällande lagar. 

Överföring av dina personuppgifter till tredje land (utanför EU/EES)

Som huvudregel överför vi inte dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. Om det skulle bli nödvändigt kommer det att ske i enlighet med gällande lagstiftning, inklusive säkerställande av nödvändig grund för säker överföring.

Lagring av dina personuppgifter

Bolaget lagrar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen av dina uppgifter. Särskilda regler kan dock gälla och inom vissa områden är det möjligt att dina personuppgifter lagras under en längre tid. Nedan har vi beskrivit hur länge vi sparar dina personuppgifter, beroende på din relation till vårt företag.

Om du är kund hos oss 

Dina personuppgifter sparas för att vi ska kunna dokumentera vår försäljning och bokföring till myndigheter om det skulle behövas. Den rättsliga grunden är 10 § första stycket bokföringslagen. Bokföringslagen kallas även för "bokföringslagens förordning".

Dessutom lagras de i enlighet med preskriptionslagen. Den rättsliga grunden för detta är avsnitten 2 och 3 i preskriptionslagen. Lagen om preskription kallas även "förordningen om preskription av fordringar (preskriptionslagen)".

Vi vill kunna dokumentera detta tillsammans med relevant korrespondens som kan ha förekommit med dig. Vi lagrar därför dina personuppgifter i samband med din kundrelation i upp till 5 år.

Om du begär tillgång (du har rätt att göra det)

Vi har ansvar för att bevisa att vi inte är ansvariga för en händelse som bryter mot dina personliga rättigheter.

Vi lagrar därför dina personuppgifter i samband med en begäran om ämnesåtkomst i upp till 10 år.

Vi gör detta eftersom vi är ansvariga gentemot dig i upp till 10 år om vi lämnar ut personuppgifter till fel person. På så sätt kan vi bevisa att vi inte har agerat felaktigt i samband med en begäran om tillgång till dina personuppgifter.  

Den rättsliga grunden för detta är 2 och 3 §§ preskriptionslagen samt artikel 5.2 och artikel 82.1-3 i dataskyddsförordningen. Preskriptionslagen är även känd som "lagen om preskription av fordringar (preskriptionslagen)".

Om du är en del av vårt nätverk och/eller vår affärspartner

Det tar lång tid att bygga meningsfulla och värdefulla relationer. Det är därför vi i allmänhet lagrar dina uppgifter i upp till 5 år från det att vi får dina personuppgifter.

Vi raderar uppgifterna tidigare om vi inte har kunnat hjälpa dig eller din organisation inom 5 år från det att vi tog emot dina uppgifter, t.ex. genom att skicka en remiss till dig.

Om vi inte har kunnat hjälpa dig inom den tiden är det inte meningsfullt att behålla dina personuppgifter längre. Då är det osannolikt att vi kommer att kunna hjälpa dig senare än 5 år efteråt.

Om vi har en bra arbetsrelation och ömsesidigt hjälper varandras företag och kunder, beräknas de 5 åren från vår senaste interaktion med varandra.

Om du ber oss att inte kontakta dig i framtiden

Vi lagrar i allmänhet din förfrågan i upp till 1 år efter att du har kontaktat oss så att vi respekterar din begäran om att inte bli kontaktade och inte gör det av misstag.

Om vi är en av dina kunder

Vi lagrar i allmänhet dina uppgifter i upp till 5 år efter det att vår kundrelation med dig/ditt företag har uppstått.

Detta gör vi för att vi ska kunna tillvarata våra rättigheter vid en eventuell tvist om den tjänst vi köpt av dig och ditt företag.

Dina rättigheter som registrerad

För att skapa transparens kring behandlingen av dina uppgifter måste vi som personuppgiftsansvarig informera dig om dina rättigheter.

Rätt till tillgång 

Du har rätt att när som helst begära information om bland annat vilka uppgifter vi har registrerade om dig, vilket ändamål registreringen har, vilka kategorier av personuppgifter och mottagare av information som kan förekomma samt information om varifrån uppgifterna härrör.

Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Om du vill ha en kopia av dina personuppgifter, vänligen skicka en skriftlig begäran till kundeservice@hw-homeware.dk. Du kan komma att bli ombedd att dokumentera att du är den du utger dig för att vara.

Rätten till rättelse 

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig själv rättade av oss. Om du får kännedom om att det finns fel i de uppgifter vi har registrerade om dig uppmanas du att skriftligen kontakta oss så att uppgifterna kan rättas.

Rätten till radering 

I vissa fall har du rätt att få alla eller vissa av dina personuppgifter raderade av oss, till exempel om du återkallar ditt samtycke och vi inte har någon annan laglig grund för att fortsätta behandlingen. I den mån fortsatt behandling av dina uppgifter är nödvändig, t.ex. för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga skyldigheter eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, är vi inte skyldiga att radera dina personuppgifter.

Rätten att begränsa behandlingen till lagring 

I vissa fall har du rätt att få behandlingen av dina personuppgifter begränsad till enbart lagring, t.ex. om du anser att de uppgifter vi behandlar om dig är felaktiga.

Rätten till dataportabilitet 

Du har i vissa fall rätt att få ut personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätten att göra invändningar 

Du har rätt att när som helst invända mot vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål, inklusive profilering som utförs för att rikta vår direktmarknadsföring.

Du har också rätt att när som helst, av skäl som hänför sig till din särskilda situation, invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi utför på grundval av våra berättigade intressen.

Rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla ett samtycke som du har gett oss för en viss behandling av personuppgifter. Om du vill återkalla ditt samtycke, vänligen kontakta oss på kundeservice@hw-homeware.dk

För att skicka en begäran om dina personuppgifter via e-post, post eller telefon, vänligen använd kontaktuppgifterna Vilka vi är avsnitt i denna policy.

Din rätt att klaga

Du har rätt att när som helst lämna in ett klagomål till Datainspektionen, Borgergade 28, 5, 1300 Köpenhamn K om vår behandling av dina personuppgifter. Klagomål kan lämnas in via e-post dt@datatilsynet.dk eller via telefon +45 33 19 32 00. 

Uppdateringar av denna integritetspolicy

Vi ser regelbundet över denna integritetspolicy och uppdaterar den från tid till annan i takt med att våra tjänster och vår användning av personuppgifter utvecklas. Om vi vill använda dina personuppgifter på ett sätt som vi inte tidigare har identifierat, kommer vi att kontakta dig för att informera om detta och, om nödvändigt, be om ditt samtycke.

Vi kommer att uppdatera versionsnumret och datumet för detta dokument när det ändras.

Översikt över cookies: